Assistant/e de direction générale (F/H)

Description du poste

Le Val d’Yerres Val de Seine c’est :

• 9 communes unies par un projet de territoire et un plan climat ambitieux,
• 500 agents mobilisés pour le bien vivre de ses 180 000 habitants,
• Une richesse paysagère et patrimoniale incomparable aux portes de Paris (bords de Seine et de l’Yerres, forêt de Sénart, propriété Caillebotte, base de loisirs, …)
• 8 gares RER (25mn de la gare de Lyon), 60 lignes régulières de bus, … 
• Et tant d’autres atouts à valoriser !

https://www.vyvs.fr/services/le-territoire-vert-et-bleu/

Placé/e sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous assurerez les missions suivantes :

Assistanat de direction des membres de la Direction Générale : Directeur Général des Services et deux Directeurs Généraux Adjoints, afin d’optimiser la gestion de leur activité,

Organisation et fonctionnement en binôme : poste basé à l’annexe (Draveil),

Prise en charge de suivi de dossiers et/ou d’événements spécifiques.

Vos missions principales seront :

• Tenue des agendas partagés, et préparation de dossiers pour le Directeur Général et les deux Directeur, Directrice Généraux Adjoints/es, accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs,
• Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes nécessitant fréquemment une coordination avec de nombreux acteurs,
• Gestion du courrier entrant et sortant de la Direction Générale (orientation, enregistrement, diffusion, suivi des réponses, contrôle des circuits de validation et d’expédition),
• Rédaction de courriers, mails, comptes-rendus de réunions,
• Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus, documents divers,
• Organisation des espaces numériques de travail de la Direction Générale : disques réseaux, fichiers partagés, arborescence, plan de classement,
• Soutien à l’organisation et préparation avec les Directeurs/rices Généraux des différentes instances : bureaux, commissions, réunions des DGS des communes, réunions des Chefs/fes de service, séminaires, points hebdomadaires avec le Président et/ou les Vice-Présidents/es …,
• Animation d’un groupe des Assistants/es de Direction sous le pilotage de la Secrétaire Générale, avec partage des bonnes pratiques (organisation fichiers (GED), procédures administratives, chartes courrier, nommage des fichiers),
• Classement, archivage, gestion des fournitures de la Direction Générale,
• Suivi budgétaire des crédits de la Direction Générale.

• Vos activités complémentaires :
• Suivi administratif de projets coordonnés par la Direction Générale et le Secrétariat Général (missions et projets transverses),
• Participation à la définition de procédures de travail transversales,
• Participation à l’organisation de l’architecture numérique de travail : espaces collaboratifs, dématérialisation de circuits et de procédures.

Spécificité du poste :

• Poste basé à Draveil jusqu’à l’installation du futur siège à Yerres.
• Cadre d’emplois de catégorie B, Rédacteur territorial ou équivalent
• Contractuel sur les fondements de l’article L332-14 du Code Général de la Fonction Publique

AVANTAGES :

Rémunération statutaire + régime indemnitaire

38 heures hebdomadaires

25 jours de congés annuels + 17 RTT

CNAS et COS

Participation Mutuelles/Prévoyance

Forfait mobilités durables (vélo/covoiturage)

Politique active en matière de formation

-Poste à pourvoir dès que possible –

Profil recherché

Aptitudes requises :

• Formation Bac+2 : BTS Assistant/e de Direction ou équivalent,
• Expérience confirmée dans des fonctions similaires,
• Connaissance de l’environnement territorial indispensable : une expérience en Etablissement Public de Coopération Intercommunal (EPCI) est souhaitée,
• Maîtrise de l’informatique, et pratique des nouveaux outils numériques (Office 365, Teams, SharePoint, OneDrive, …).

Vos qualités :

• Sens de l’organisation : anticipation, planification, respect des délais,
• Qualités rédactionnelles,
• Autonomie, savoir rendre compte,
• Esprit d’initiative,
• Esprit d’équipe, sens du travail en transversalité,
• Discrétion et confidentialité.